Comment organiser un évènement ?

 

org un evenementPour organiser une manifestation, vous devez remplir un formulaire de demande d’organisation d’un évènement qui regroupe l’ensemble des demandes :

- Présentation de la manifestation,
- Lieu de la manifestation souhaités,
- Matériel et techniques souhaités,
- Occupation de l’espace public et arrêtés de circulation,
- Communication,
- Débit de boisson.

Si vous le souhaitez, vous pouvez remplir ce formulaire directement en ligne. Rendez-vous en bas de cette page pour y accéder.

Vous pouvez également le télécharger en format Word ou PDF et l’envoyer par mail (sélectionner le bon service) ou par courrier au Service Vie Associative
16 rue Berthelot – BP 437
29174 Douarnenez
02-98-60-26-11
07-89-67-70-65

Comment est traité votre dossier ?

contacts 2

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Pour vous aider dans l’organisation de votre évènement, les documents ci-dessous sont à votre disposition en téléchargement sur le lien suivant :

https://www.mairie-douarnenez.fr/telechargement/association.html

Documents généraux :

-Liste des infrastructures de la Ville et coordonnées correspondantes
- Charte de la communication
- Règlement de l’affichage et mode d’emploi
- Charte des évènements eco-responsable
- L’ensemble des plans de la ville

Pour les évènements culturels :
- Les organismes ressources pour l’organisation de vos spectacles

Pour les évènements Nautique :
- Demande de manifestation nautique

Pour les ventes au déballage, vide-grenier et troc et puce :
- Registre d’identification des participants à une vente au déballage
- Annexes du registre des ventes – Listes des participants commerçants
- Annexes du registre des ventes – Listes des participants particuliers
- Déclaration préalable de vide Grenier ou troc et puce
- Note Explicative de la déclaration préalable de vide grenier et troc et puce
- Exemple d’attestation sur l’honneur pour les ventes au déballage

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Quelques conseils pour une expérience réussie en ligne

Remplissage du formulaire

- Prévoyez 30 mn à 1h30 afin de bien le remplir, en fonction des données à nous transmettre et de votre aisance avec les outils informatiques

- N’oubliez pas l’ajout des pièces jointes*, afin que votre dossier soit bien pris en compte.

Navigation dans le formulaire

- Assurez-vous que vous possédez un bon débit internet lors de la saisie du formulaire, car il n’est pas possible d’enregistrer vos informations pour y revenir plus tard.
- N’actualisez surtout pas votre page en cours de saisie (touche F5), vous reviendriez au début du formulaire, et il vous faudrait tout recommencer.
- à propos des liens et documents à joindre, ceux-ci sont indiqués de couleur différente (en bleu ciel), ou à l’aide d’une petite chaîne. Il vous suffit de survoler la zone correspondante et cliquez sur le lien pour accéder à plus d’informations ou au document concerné.
- selon les options cochées, des champs du formulaire apparaîtront ou non. Veillez à bien sélectionner les options correspondant à votre manifestation.

* Les pièces jointes

Afin d’optimiser le temps de remplissage et faciliter l’envoi de votre formulaire, nous vous conseillons de vous munir de tous les justificatifs demandés au fur et à mesure du formulaire.
Pensez à les scanner pour les joindre à votre demande.

Une fois votre saisie terminée, vous pourrez, au choix :
- joindre ces justificatifs au formulaire en les ajoutant à la fin du formulaire, en format PDF, avant validation.
- transmettre ces pièces jointes au Service vie associative en dehors du formulaire, par envoi postal, par mail (10 MO maximum par envoi) ou via We Transfer.

 

Demande d'organisation d'un évènement

Dossier à compléter au minimum 2 mois avant le début de la manifestation

Notez que le dépôt de la demande ne vaut pas accord !
Une réponse écrite sera adressée à l’association pour confirmer les conditions d’organisation de votre manifestation

Ce formulaire sera utilisé uniquement pour l’organisation de la manifestation et non à des fins marketing.

1. L'organisateur

Association - Nom(*)
Merci de saisir votre nom.
Responsable légal(*)
Entrée non valide
Siège social - Adresse(*)
Entrée non valide
Personne chargée du suivi de la manifestation(*)
Entrée non valide
Courriel(*)
Merci de saisir un email valide.
Téléphone / Mobile(*)
Entrée non valide
Vos coordonnées peuvent-elles être diffusées sur nos supports de communication municipaux ?(*)
Entrée non valide

2. La manifestation

2.1. Intitulé(*)
Entrée non valide
2.2. Date(s) de manifestation
Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
2.3. Type de manifestation (*)

Entrée non valide
...si "Autre" :
Entrée non valide
2.4. Description rapide de la manifestation(*)
Entrée non valide
Manifestation payante ?(*)
Entrée non valide

3. Lieu de la manifestation

Votre manifestation se déroulera
Entrée non valide

3.1. Manifestation dans une salle

Nom de la salle que vous souhaitez réserver
Entrée non valide
Mise à disposition de la salle
Entrée non valide
Début de la manifestation
Entrée non valide
Fin de la manifestation
Entrée non valide
Nombre de personnes attendues
Entrée non valide
Poste de secours
Entrée non valide

3.2. Manifestation en extérieur

Nom du lieu (ou des lieux) où vous
souhaitez organiser la manifestation
Entrée non valide
Début de la manifestation
Entrée non valide
Fin de la manifestation
Entrée non valide
Début du montage
Entrée non valide
Fin du démontage
Entrée non valide
Nombre de personnes attendues
Entrée non valide
Dispositif de sécurité - Nombre de bénévoles (voir questionnaire à remplir)
Entrée non valide
Nombre d'agents sécurité
Entrée non valide
Poste de secours
Entrée non valide

4. Dispositions de circulation ou stationnement

Pour vous aider à savoir s’il est nécessaire de prendre un arrêté : Si votre manifestation a un impact sur la voie publique (perturbation de la circulation des véhicules ou des piétons, déviations, stationnements...), cela nécessite la prise d’un arrêté de circulation rédigé par Douarnenez Communauté sur la base des info fournies ci-dessous.

A la lecture des explications ci-dessus, un arrêté est il nécessaire ?

Entrée non valide
a / Pour interdire la circulation ?
Entrée non valide
Voie(s) concernée(s) et portion(s) de voie
Entrée non valide

Préciser sur quelle période (tenir compte du montage et du démontage) :

Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
b/ Pour interdire le stationnement ?
Entrée non valide
Voie(s) concernée(s) et portion(s) de voie
Entrée non valide
Entrée non valide

Préciser sur quelle période (tenir compte du montage et du démontage) :

Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
Délimiter l'emprise au sol de la manifestation sur un plan.
Prévoir article de mise en fourrière ?

Stationnement gênant avec mise en fourrière :
Dans certains cas, le stationnement de véhicule(s) sur l’espace occupé par la manifestation, rend impossible l’installation des structures. Si l’arrêté ne stipule pas qu’il y a possibilité d’une mise en fourrière en cas de stationnement gênant, les forces de l’ordre n’interviendront pas.

Entrée non valide
L’Affichage des arrêtés doit être fait par l’organisateur :
Lorsque la manifestation nécessite une interdiction de stationnement, il est obligatoire d’afficher l’arrêté 7 jours avant le début de l’occupation (prendre en compte le début du montage des structures). Si ce délai n’est pas respecté, les forces de l’ordre ne pourront pas intervenir si des véhicules se trouvent en situation de stationnement gênant et empêchent l’installation des structures.
Les arrêtés affichés devront être retirés par les organisateurs, au plus tard 24 heures après la fin de l’occupation (prendre en compte la fin du démontage des structures)

5. Besoins matériels et techniques

Dans le cas d’une réservation de la salle des fêtes ou de l’auditorium, veuillez consulter la fiche technique et passer au point 6.
Dans les autres cas, remplir le tableau ci-dessous :

5.1. Matériel

Bancs de 2,70ml (5 places)
Entrée non valide
Entrée non valide
Tables (2.70ml -10 personnes) avec 2 tréteaux
Entrée non valide
Entrée non valide
Tables inox
Entrée non valide
Entrée non valide
Chaises
Entrée non valide
Entrée non valide
1 Barnum 8 ml x 5 ml Toit
Entrée non valide
Entrée non valide
2 Barnums 8 ml x 5 ml toit, pignons et côtés
Entrée non valide
Entrée non valide
Podium roulant 8x6ml
Entrée non valide
Entrée non valide
Podium roulant 6x4ml
Entrée non valide
Entrée non valide
Podium fixe non couvert
Entrée non valide
Entrée non valide
Podium fixe couvert 120 m2
Entrée non valide
Entrée non valide
Plancher bois 2.50m*1.22m*10 cm de haut
Entrée non valide
Entrée non valide
Conteners OM
Entrée non valide
Entrée non valide
Cubes estrade 2x1ml (50 cm)
Entrée non valide
Entrée non valide
Praticables pour matériel 2x1ml
Entrée non valide
Entrée non valide
Cube Bar 2ml
Entrée non valide
Entrée non valide
Cube Bar 3 ml
Entrée non valide
Entrée non valide
Barrières de police (2,22m)
Entrée non valide
Entrée non valide
Barrières de chantier avec plots
Entrée non valide
Entrée non valide
Barrières de signalisation (route barrée, stationnement interdit...)
Entrée non valide
Entrée non valide
Plots béton 1 tonne
Entrée non valide
Entrée non valide
Barrières vertes
Entrée non valide
Entrée non valide
Grilles d’expo 1200x1700 noires (120x200)
Entrée non valide
Entrée non valide
Panneaux d’affichage pliants, utilisation sur site
Entrée non valide
Entrée non valide
Panneaux d'affichage sur pieds
Entrée non valide
Entrée non valide

5.2. Autres

Besoin d'un point d'eau ?
Entrée non valide
Indiquer le nombre de points et évacuation prévue
Entrée non valide
Besoin d'extincteurs ?
Entrée non valide
Combien ?
Entrée non valide
Services techniques ou organisateurs, qui fait quoi ?

5.3. Équipement électrique

Pour un aperçu du matériel électrique, passez votre souris au-dessus du tableau

Indiquer le nom et téléphone du référent « matériel électrique »Pour plus de renseignements contactez le service « Eclairage public » au 06.32.10.88.28
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 10 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 15 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 20 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 30 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 40 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 45 mètres
Entrée non valide
Nombre de rallonges monophasées 50 mètres
Entrée non valide
Nombre de quadruplettes étanches
Entrée non valide
Nombre de doublettes étanches
Entrée non valide
Nombre d'éclairage tube fluo 2x58W
Entrée non valide
Nombre de projecteur iodure métallique 400W(Choucas)
Entrée non valide
Source électrique
Entrée non valide
1.Si le lieu choisi de la manifestation n’a pas d’installation électrique ou que la puissance est insuffisante, l'association devra prévoir son alimentation électrique : soit en demandant un raccordement provisoire sur le réseau de distribution publique avec le prestataire de son choix. (prévoir coût du branchement et consommations), ou en louant un groupe électrogène (prévoir coûts de location + transport et fluides).

2.La plupart des installations électriques fixes des locaux communaux ne supportent qu’une consommation limitée en raison de l'utilisation quotidienne des usagers de ces bâtiments. C’est pourquoi les organisateurs devront s’adapter à la puissance électrique disponible dans les locaux mis à disposition par la Ville.

En aucun cas nous n’intervenons sur des installations privées !
Pour toute manifestation extérieure, fournir un croquis d’implantation comprenant : scène, podium, barnum. Position de l'appareillage électrique : friteuses, billigs, pressions, points d’évacuation d’eaux usées etc. Consultez le modèle à disposition

6. COMMUNICATION

Réservation de panneaux d’affichages L'affichage s'étend du mercredi au mardi pour les 120x176 cm et du lundi au dimanche pour les 60x80 cm. Les affiches sont laissées dans les panneaux au maximum 15 jours de suite. sous réserve de disponibilité, les panneaux sont partagés en fonction des demandes.
La conception et l’impression sont à la charge de l’organisateur.
Panneaux 4x3 mètres (1 affiche)
Entrée non valide
Panneaux 120x176 cm (15 affiches)
Entrée non valide
Panneaux 60x80 cm (11 affiches)
Entrée non valide
Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
L'affichage s'étend du mercredi au mardi pour les 120x176 cm et du lundi au dimanche pour les 60x80 cm. Les affiches sont laissées dans les panneaux au maximum 15 jours de suite.
Pose de banderoles Dimensions maximum 3,50 m (longueur) x 0,80 m (hauteur). Les banderoles seront posées par l'association grâce aux potelets mis en place par la Ville.

Entrée non valide
Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
Pose de fléchage Pas plus de 20 flèches et elles ne doivent pas être apposées sur les supports de signalisation de police existants (danger, panneaux stop, cédez le passage feux tricolores, priorité, etc...) Le tout devra être récupéré dans les 24 heures qui suivent la manifestation, sous peine de voir ce travail réalisé et facturé par la commune. directionnel possible 2 ou 3 jours avant la manifestation :
Entrée non valide

7. Buvette temporaire

Demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire
Entrée non valide
Du :
Entrée non valide
au :
Entrée non valide
Lieu d'implantation (si manifestation extérieure)
Entrée non valide

Toute ouverture temporaire de débit de boissons alcoolisées (troisième groupe Boissons du 3 ème groupe : boissons fermentées non distillées et vins doux naturels : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool, vins de liqueur, apéritifs à base de vins et liqueurs de fraises, framboises, cassis, cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d'alcool pur.) doit faire l'objet d'une autorisation délivrée par la Ville.
En application de l'article L3334-2 du Code de la santé publique, le Maire peut autoriser l'exploitation des buvettes temporaires jusqu'à 1 heure du matin.

Formulaire en phase de validation

Récapitulatif des pièces à joindre à ce dossier (ou à déposer en mairie dans un délai de 8 jours) :
Attention : vos documents doivent être remplis.
- Si manifestation extérieure : plan cf point 4 pour vos arrêtés de voirie ou croquis cf point 5.3 de vos installations
Entrée non valide
- Si manifestation nautique : Fiche nautisme
Entrée non valide
- Fiche technique salle des fêtes
Entrée non valide
En signant ce dossier, vous reconnaissez :
Entrée non valide
Entrée non valide
Entrée non valide
Entrée non valide